Projektmanagement@GJW
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Projekt-Review
Warum: Für alle Beteiligten einen Überblick über den Projektfortschritt schaffen, jederzeit aussagefähig sein und frühzeitig Abweichungen erkennen und managen.
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Wie: Im >Durchführen< regelmäßig, kurz und auf den Projektfortschritt fokussiert Ergebnisse zusammentragen und anstehende Aufgaben vereinbaren.
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Was: Nachdem die Arbeits-Pakete des Projekt-Strukturplans beschrieben sind, kann die Terminierung unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten begonnen werden. Dabei hilft der Balkenplan nach Gantt. Alternativ könnte der Netzplan eingesetzt werden. Oft reicht das Gantt-Diagramm.
Beginn- und End-Termin markieren die Durchlaufzeit. Die Durchlaufzeit setzt sich aus Bearbeitungszeiten und Wartezeiten zusammen. Hier besteht das Risiko, dass das Projekt-Team in der Planung die Wartezeiten für Beschaffung, Freigaben, Einlagerungen, Ressourcen-Verfügbarkeiten etc. unterschätzt.
Bei der Terminplanung der jeweiligen Arbeitspakete ist die Abstimmung und Zuarbeit des Verantwortlichen für des Arbeitspaket erforderlich. Diese Zuarbeit sollte im kollegialen Gespräch auch auf die Berücksichtigung der Wartezeiten überprüft werden.
Prokrastination ist die Neigung, Handlungen aufzuschieben. Oft führt dies dazu, dass zu Beginn des zur Verfügung stehenden Zeitraumes zu wenig getan wird und zum Ende hin eine Torschluss-Panik einsetzt. Hier helfen erneut Gedanken aus dem agilen Projektmanagement:
- Das Prinzip der Taktung. In kurzen (zum Teil täglich) regelmäßigen Abständen kommt das Team zusammen, um den Fortschritt im Feinen zu planen und zu kontrollieren. Abweichungen werden früh erkannt. Es kann gegengesteuert werden.
- Das Prinzip des Sprints. Für eine nächste Entwicklungsphase werden einige CTQ aufgegriffen, die in einem „auslieferbaren“ Zustand erstellt werden.
- Das Prinzip des Time-Boxing. Für einen Sprint steht ein vorher definierter Zeitrahmen von 1 bis maximal 4 Wochen zur Verfügung.
- Das Prinzip regelmäßiger, kurzer, mit Agenda geplante Projekt-Besprechungen.
Beim Prüfen und Korrigieren des Projektfortschritts helfen:
- Die Prioritäts-Matrix (Eisenhower-Prinzip) hilft in diesem Zusammenhang bei der Priorisierung und Gewichtung. Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe wird über die Terminierung oder sogar das Fallenlassen entschieden. Außerdem wird die Entscheidung zwischen Make or Buy unterstützt.
- Das Pareto-Prinzip hilft in diesem Zusammenhang über den erforderlichen Ausarbeitungsgrad der Aufgabe. Berücksichtig wird dabei, dass nach Pareto 20% des Aufwandes 80% des Ergebnisses liefern. Perfektionismus kann zu Overengineering und vor allem übertriebenen Zeit- und Kosten-Aufwand führen.
- Die Gedankenstütze E=QxA (nach Wurster) ist nicht als mathematisches Modell zu verstehen, sondern verweist darauf, dass eine noch so gute Qualität einer Maßnahme durch eine damit verbundene mangelnde Akzeptanz der Umsetzenden eine schlechte Effektivität/Wirksamkeit erzielt.
- Und wieder hilft auch hier SMART wie beim Definieren der Projekt-Ziele.
Regelmäßige und kurze Reviews des Projektstandes im Team
Agiles Board auf Basis des Projektstrukturplans mit Arbeitspaketen und ToDos
Hinweise zum Prüfen und Korrigieren des Projektfortschritts
EN
Project-Review
Why: To provide all stakeholders with an overview of project progress, to be informative at all times, and to detect and manage deviations early on.
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How: During >Execution<, regularly gather concise, progress-focused results and agree on pending tasks.
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What: After describing the work packages of the project structure plan, scheduling can begin, taking dependencies into account. The Gantt chart assists in this, or alternatively, the network diagram could be used, although often the Gantt chart suffices.
The start and end dates mark the lead time, consisting of processing and waiting times. There’s a risk that the project team underestimates waiting times for procurement, approvals, storage, resource availability, etc.
Coordination and collaboration with the responsible party for each work package are required during scheduling. This collaboration should also include checking for the consideration of waiting times in collegial discussions.
Procrastination is the tendency to delay actions, often resulting in initial inactivity followed by last-minute panic. Agile project management principles can help here:
- The principle of cadence. The team meets regularly (sometimes daily) to plan and control progress in fine detail. Deviations are detected early, and corrective actions can be taken.
- The sprint principle. Certain critical-to-quality aspects are addressed for the next development phase, resulting in a deliverable state.
- The time-boxing principle. A sprint has a predefined time frame of 1 to a maximum of 4 weeks.
- Regular, short project meetings planned with an agenda.
To assess and correct project progress, the following aids are helpful:
- The priority matrix (Eisenhower principle) assists in prioritization and weighting. Based on importance and urgency, decisions are made regarding scheduling or even dropping tasks. It also supports decisions between making or buying.
- The Pareto principle helps determine the necessary level of task elaboration. Considering that according to Pareto, 20% of effort yields 80% of results, perfectionism can lead to overengineering and excessive time and cost expenditure.
- The mnemonic E=QxA (by Wurster) isn’t a mathematical model but indicates that even excellent quality of an action may result in poor effectiveness/efficacy due to a lack of acceptance by those implementing it.
- Once again, SMART is helpful, as in defining project goals.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
