Projektmanagement@GJW
DE
Gelerntes sichern
Warum: Das Gelernte für die Organisation – die inhaltlichen Ergebnisse sowie die Erkenntnisse im Projektvorgehen – zweifelsfrei und auffindbar sichern.
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Wie: Im >Abschließen< die eine Quelle wählen und Varianten beseitigen.
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Was: Das Gelernte/Die erarbeiteten Verbesserungen gilt es dauerhaft zu verankern. Dabei geht es nicht allein darum, dass sich eine Person daran „erinnert“, sondern dass alle potenziellen Beteiligten im entscheidenden Schritt später zuverlässig das Gelernte/die Verbesserungen berücksichtigen. Dadurch werden Projekte/Prozesse weniger abhängig von der Erfahrung und Routine Einzelner.
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten. Dabei ist ein Grundgedanke, die eine Quelle/Stelle für die Verankerung zu nutzen (SPOT = Single Point of Truth oder SSOT = Single Source of Truth). In dieser einen Quelle sollten die Daten in der genau, vollständig, korrekt und aktuell vorliegen. Diese eine Quelle der Wahrheit für das Projekt/den Prozess lässt sich auf verschiedene Arten umsetzen:
- In einem digital oder analog beschriebenen Laufzettel/Workflow könnte dies eine Art Laufzettel sein, der mit jedem Prozessdurchlauf vom Beginn bis zum Ende den Prozess begleitet und die Beteiligten und ihre Tätigkeiten aufführt. Das entspricht in etwa sogenannten Read-Do-Checklisten.
- Auf ähnliche Weise könnten die Abläufe durch digitale oder analoge Checklisten und Formulare herbeigeführt werden, die den Prozess ganz oder teilweise begleiten und zu jedem Prozessstart aus einem festgelegtem Ablageort abgerufen werden.
- Prozesse, in den Material und Hilfsmittel verwendet werden, können Shadowboard wirkungsvoll sein. Diese zeigen an, welche Dinge wo hingehören und auch wirklich vorhanden sind.
- Das eine Masterdokument in der aktuellen Version zum Beispiel an der einzigen Stelle in der Cloud/auf dem Server reduzieren das Suchen und das versehentliche Verwenden veralteter Versionen.
- In gewisser Form ist auch das Verhindern von Fehlern durch Poka-Yoke-Lösungen ein verankern der einen Wahrheit.
EN
secure learning
Why: Secure the acquired knowledge and insights from project outcomes and project approaches for the organization in a clear and findable manner.
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How: Select one source in >Closure< and eliminate variants.
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What: It’s essential to permanently embed the acquired knowledge and improvements. It’s not just about one person „remembering“ it but ensuring that all potential stakeholders reliably consider the learned lessons/improvements at crucial stages later on. This reduces the dependency of projects/processes on the experience and routine of individuals.
There are different possibilities. A basic idea is to use one source/location for anchoring (SPOT = Single Point of Truth or SSOT = Single Source of Truth). In this one source, the data should be accurate, complete, correct and up-to-date. This one source of truth for the project/process can be implemented in different ways:
- In a digitally or analogue workflow, this could be a type of workflow that accompanies the process from start to finish with each process run and lists the people involved and their activities. This is roughly equivalent to so-called read-do checklists.
- In a similar way, the processes could be brought about by digital or analogue checklists and forms that accompany the process in whole or in part and are retrieved from a specified storage location each time the process starts.
- Shadowboards can be effective in processes in which materials and resources are used. These show which things belong where and are actually there.
- Having one master document in the current version in the only place in the cloud/on the server, for example, reduces the need to search for and accidentally use outdated versions.
- In a certain way, preventing errors through poka-yoke solutions is also an anchoring of the one truth.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
