Projektmanagement@GJW
DE
Standard-Agenda
Warum: Produktive Besprechungskultur sicherstellen und Zeitverschwendung vorbeugen.
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Wie: Im >Durchführen< eine allen Beteiligten bekannte Standard-Agende nutzen und weiterentwickeln.
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Was: Die Standard-Agenda sollte sich entwickeln und Punkte enthalten wie:
- Ggf. „Elefant-in-the-room“-Themen klären.
- Maßnahmen-Plan verfolgen. Ggf. Agiles-Board-Visualisierung nutzen und aktualisieren.
- Agenda-Punkt mit Rahmen, Ziel, Verantwortlichkeit (Vertretung sicherstellen) beschreiben.
- Risiko-Management auf Basis einer eigenen Checkliste durchführen.
- Fachgespräche (insbesondere bilaterale) in separate Besprechung auslagern (im Maßnahme-Plan aufnehmen).
- Sollte etwas eskaliert werden, sollte ein Vorschlag erarbeitet werden, der zur Entscheidung vorgelegt wird (Ob-Entscheidung). Niemals beim Eskalieren nach dem Wie zum Vorgehen fragen.
- Maßnahmen-Plan ergänzen.
- Mit Plus-Delta-Abfrage zum Ablauf schließen.
Beim Durchführen der Besprechungen sollten einige Aspekte beachtet werden:
- Pünktlich anfangen und enden.
- Puffer einplanen und ggf. vorzeitig enden.
- Ergebnis unmittelbar nach der Besprechung verschicken (max. +24h).
EN
Standard agenda
Why: Ensure a productive meeting culture and prevent time wastage.
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How: Utilize and evolve a standard agenda familiar to all participants in >Execution<.
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What: The standard agenda should evolve and include points such as:
- Possibly addressing „elephant-in-the-room“ topics.
- Tracking action plans. Utilize and update Agile board visualization as necessary.
- Describe agenda items with framework, objective, responsibility (ensure representation).
- Conduct risk management based on a dedicated checklist.
- Outsource technical discussions (especially bilateral ones) to separate meetings (include in the action plan).
- If escalation is necessary, propose a course of action for decision-making (whether decision). Never inquire about the how when escalating.
- Supplement the action plan.
- Conclude with a Plus-Delta inquiry regarding the process.
During the execution of meetings, consider the following aspects:
- Start and end punctually.
- Allocate buffers and potentially end early if possible.
- Distribute outcomes immediately after the meeting (within +24h max).
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
