Liegt der Prozess als Swimlane im IST beschrieben vor, sollte durch eine Beobachtung des Prozesses vor Ort (Gemba – gehe an den Ort des Geschehens) geprüft werden, ob die Beschreibung auch das IST ausreichend gut wiedergibt.

In dieser Durchführung des Prozesses bieten sich zwei Möglichkeiten. Erstens lässt sich prüfen, ob das IST ausreichend gut beschrieben ist und zweitens lassen sich weitere Verschwendungen entdecken. Dabei hilft als Stichwortgeber für mögliche Verschwendungen diese Fischgräten-Darstellung. Im Kopf des Fisches wird die Frage nach Verschwendung von Ressourcen (Zeit, Material, Energie etc.) gestellt. An den 8 Gräten sind die typischen Arten von Verschwendungen aufgeführt:

• Suchen oder Warten (von Dateien oder auf Rückmeldung)
• Unnötige Bewegung der Prozess-Beteiligten (lange Wege)
• Nacharbeit oder Nachfragen (Korrekturen an einem Bauteil, einer Nachricht)
• Überproduktion oder Überinformation (von Teilen oder Information in E-Mail)
• Überdimensionierte Prozesse (viele Freigaben)
• Unnötige Transporte (Hin- und Her-Schicken von Teilen, E-Mails)
• Unnötige Bestände (Viele Ersatzteile; Dokumentversionen)
• Ungeeigneter Einsatz von Personen (überqualifiziert, unterqualifiziert)

Beim Entwickeln von Verbesserungen, sollte immer auch auf eine hohe Akzeptanz durch die Beteiligten geachtet werden. Ggf. erfordert dies auch Abstiche bei der Qualität der geplanten Verbesserung (Frei nach dem Motto: Die Effektivität einer Verbesserung setzt sich aus ihrer Qualität und ihrer Akzeptanz zusammen … E=QxA). In diesem Zusammenhang sollte auch situativ entschieden werden, ob alle Beteiligten gleichzeitig oder in kleiner Gruppe oder gar bilateral eingebunden werden.