Projektmanagement@GJW
DE
Gelerntes sichern
Warum: Das Gelernte für die Organisation – die inhaltlichen Ergebnisse sowie die Erkenntnisse im Projektvorgehen – zweifelsfrei und auffindbar sichern.
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Wie: Im >Abschließen< die eine Quelle wählen und Varianten beseitigen.
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Was: Das Gelernte/Die erarbeiteten Verbesserungen gilt es dauerhaft zu verankern. Dabei geht es nicht allein darum, dass sich eine Person daran „erinnert“, sondern dass alle potenziellen Beteiligten im entscheidenden Schritt später zuverlässig das Gelernte/die Verbesserungen berücksichtigen. Dadurch werden Projekte/Prozesse weniger abhängig von der Erfahrung und Routine Einzelner.
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten. Dabei ist ein Grundgedanke, die eine Quelle/Stelle für die Verankerung zu nutzen (SPOT = Single Point of Truth oder SSOT = Single Source of Truth). Diese eine Quelle der Wahrheit für das Projekt/den Prozess lässt sich auf verschiedene Arten umsetzen:
- In einem analogen beschriebenen Prozess könnte dies eine Art Laufzettel sein, der mit jedem Prozessdurchlauf vom Beginn bis zum Ende den Prozess begleitet und die Beteiligten und ihre Tätigkeiten aufführt. Das entspricht in etwa sogenannten Read-Do-Checklisten.
- In einem digital beschriebenen Prozess könnten diese Laufzettel bzw. Checklisten in Form eines Workflows (z.B. in SAP) abgebildet sein.
- Zum Teil helfen hier auch gut gestaltete Formulare, die den Prozess ganz oder teilweise begleiten und zu jedem Prozessstart aus einem festgelegtem Ablageort abgerufen werden.
- Prozesse, in den Material und Hilfsmittel verwendet werden, können Shadowboard wirkungsvoll sein. Diese zeigen an, welche Dinge wo hingehören und auch wirklich vorhanden sind.
EN
secure learning
Why: Secure the acquired knowledge and insights from project outcomes and project approaches for the organization in a clear and findable manner.
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How: Select one source in >Closure< and eliminate variants.
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What: It’s essential to permanently embed the acquired knowledge and improvements. It’s not just about one person „remembering“ it but ensuring that all potential stakeholders reliably consider the learned lessons/improvements at crucial stages later on. This reduces the dependency of projects/processes on the experience and routine of individuals.
There are various possibilities. One fundamental idea is to utilize one source/place for embedding (SPOT = Single Point of Truth or SSOT = Single Source of Truth). This single source of truth for the project/process can be implemented in various ways:
In an analog-described process, this could be a kind of checklist that accompanies the process from start to finish with each process run, listing the participants and their activities. This is akin to so-called Read-Do checklists.
In a digitally-described process, these checklists could be represented in the form of a workflow (e.g., in SAP).
Well-designed forms can also help here, guiding the process wholly or partially and accessed from a predefined location at the start of each process.
For processes involving materials and tools, shadow boards can be effective. These indicate where items belong and ensure they are indeed present.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
