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Hybrides Projektmanagement/Hybrid Project Management – KVP & Kennzahlen/CIP & Key Figures – LEAN/LEAN – Six-Sigma & Design for Six-Sigma – Wissenschaftliches Arbeiten/Scientific Work

DE

Arbeitspakete formulieren

Warum:

Verantwortung für einzelne Arbeitspakete präzise übergeben.

Wie:

Im >Planen< und gegebenenfalls auch nochmals im >Durchführen> die Verantwortliche für die Erstellung von Arbeitspaketen einbinden.

Was:

Beim Formulieren der einzelnen Arbeits-Pakete können 4 Aspekte helfen:

  • Die Prioritäts-Matrix (Eisenhower-Prinzip) hilft in diesem Zusammenhang bei der Priorisierung und Gewichtung. Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe wird über die Terminierung oder sogar das Fallenlassen entschieden. Außerdem wird die Entscheidung zwischen Make or Buy unterstützt. Im Zusammenhang mit dem Gartner-Hype-Zyklus können auf dieser Basis auch eine anfängliche Übermotivation und eine spätere Frustration beeinflusst werden, in dem die Fertigstellung einzelner Arbeitstakte geschickt gestaffelt wird.
  • Das Pareto-Prinzip hilft in diesem Zusammenhang über den erforderlichen Ausarbeitungsgrad der Aufgabe. Berücksichtig wird dabei, dass nach Pareto 20% des Aufwandes 80% des Ergebnisses liefern. Perfektionismus kann zu Overengineering und vor allem übertriebenen Zeit- und Kosten-Aufwand führen. Hier kann auch das Denken in MVP (Minimum Viable Product) helfen.
  • Die Gedankenstütze E=QxA ist nicht als mathematisches Modell zu verstehen, sondern verweist darauf, dass eine noch so gute Qualität einer Maßnahme durch eine damit verbundene mangelnde Akzeptanz der Umsetzenden eine schlechte Effektivität/Wirksamkeit erzielt. Reduzieren der Qualitätsansprüche auf das Mindestmaß kann die Akzeptanz und damit die Wirksamkeit der Maßnahme/des Arbeitspaketes deutlich steigern. Dabei folgt der Aufwand zum Steigern der Qualität eher dem Pareto-Prinzip während der Aufwand zum Steigern der Akzeptanz eher der Diffusion von Innovationen nach Rogers folgt. Der Gedanke ist, die beiden Aufwände wirksam zu kombinieren.
  • Und wieder hilft auch hier SMART wie beim Definieren der Projekt-Ziele. Die Person, die ein Arbeitspaket übernimmt, führt quasi alle Phasen eines Mini-Projektes durch. Dementsprechend hilft ein ähnliches Herangehen.

Quellen

Symbollegende/Symbol Legend

EN

Formulating work packages

Why:

Precisely assign responsibility for individual work packages.

How:

Involve the person responsible for creating work packages in >Plan<, and possibly again in >Execution<.

What:

Four aspects can help when formulating individual work packages:

  • The priority matrix (Eisenhower Principle) assists in prioritizing and weighting tasks. Based on the importance and urgency of the task, decisions are made regarding scheduling or even dropping tasks. Additionally, it supports the decision between make or buy. In the context of the Gartner Hype Cycle, this can also influence initial over-enthusiasm and later frustration by cleverly staggering the completion of individual tasks.
  • The Pareto Principle helps determine the required level of elaboration for the task. According to Pareto, 20% of effort yields 80% of results. Perfectionism can lead to overengineering and, above all, excessive time and cost expenditure. Thinking in terms of MVP (Minimum Viable Product) can also be helpful here.
  • The mnemonic E=QxA is not to be understood as a mathematical model but rather as a reminder that even the highest quality of a measure can result in poor effectiveness/impact if it is not accepted by those implementing it. Reducing quality requirements to the minimum can significantly increase the acceptance and thus the effectiveness of the measure/work package. The effort to increase quality tends to follow the Pareto principle, while the effort to increase acceptance tends to follow the diffusion of innovations according to Rogers. The idea is to combine the two efforts effectively.
  • Once again, SMART criteria are helpful, as in defining project objectives. The person taking on a work package essentially goes through all phases of a mini-project. Therefore, a similar approach is helpful.

References