Wie schon vorne beschrieben, dient KVP zur laufenden Verbesserung von Prozessen. Deshalb ist ein Verständnis für das Thema Prozesse erforderlich. Ein Prozess ist eine Abfolge von Tätigkeiten, die einen Input mittels dieser Tätigkeiten und dabei genutzten Hilfsmitteln in einen Output umwandelt. Auf und innerhalb des Prozesses wirken Einflussfaktoren. Ein Teil dieser Einflussfaktoren ist von den Prozessbeteiligten beeinflussbar ein anderer Teil ist von den Prozessbeteiligten nicht beeinflussbar.