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Hybrides Projektmanagement/Hybrid Project Management – KVP & Kennzahlen/CIP & Key Figures – LEAN/LEAN – Six-Sigma & Design for Six-Sigma – Wissenschaftliches Arbeiten/Scientific Work

DE

Standard-Agenda

Warum:

Produktive Besprechungskultur sicherstellen und Zeitverschwendung vorbeugen.

Wie:

Im >Durchführen< eine allen Beteiligten bekannte Standard-Agende nutzen und weiterentwickeln.

Was:

Die Standard-Agenda sollte sich entwickeln und Punkte enthalten wie:

  • Ggf. „Elefant-in-the-room“-Themen klären.
  • Maßnahmen-Plan verfolgen. Ggf. Agiles-Board-Visualisierung nutzen und aktualisieren.
  • Agenda-Punkt mit Rahmen, Ziel, Verantwortlichkeit (Vertretung sicherstellen) beschreiben.
  • Risiko-Management auf Basis einer eigenen Checkliste durchführen.
  • Fachgespräche (insbesondere bilaterale) in separate Besprechung auslagern (im Maßnahme-Plan aufnehmen).
  • Sollte etwas eskaliert werden, sollte ein Vorschlag erarbeitet werden, der zur Entscheidung vorgelegt wird (Ob-Entscheidung). Niemals beim Eskalieren nach dem Wie zum Vorgehen fragen.
  • Maßnahmen-Plan ergänzen.
  • Mit Plus-Delta-Abfrage zum Ablauf schließen.

Beim Durchführen der Besprechungen sollten einige Aspekte beachtet werden:

  • Pünktlich anfangen und enden.
  • Puffer einplanen und ggf. vorzeitig enden.
  • Ergebnis unmittelbar nach der Besprechung verschicken (max. +24h).

Quellen

Symbollegende/Symbol Legend

EN

Standard agenda

Why:

Ensure a productive meeting culture and prevent time wastage.

How:

Utilize and evolve a standard agenda familiar to all participants in >Execution<.

What:

The standard agenda should evolve and include points such as:

  • Possibly addressing „elephant-in-the-room“ topics.
  • Tracking action plans. Utilize and update Agile board visualization as necessary.
  • Describe agenda items with framework, objective, responsibility (ensure representation).
  • Conduct risk management based on a dedicated checklist.
  • Outsource technical discussions (especially bilateral ones) to separate meetings (include in the action plan).
  • If escalation is necessary, propose a course of action for decision-making (whether decision). Never inquire about the how when escalating.
  • Supplement the action plan.
  • Conclude with a Plus-Delta inquiry regarding the process.

During the execution of meetings, consider the following aspects:

  • Start and end punctually.
  • Allocate buffers and potentially end early if possible.
  • Distribute outcomes immediately after the meeting (within +24h max).

References