Die erarbeiteten Verbesserungen gilt es dauerhaft zu verankern. Dabei geht es nicht allein darum, dass sich eine Person daran „erinnert“, sondern dass alle potenziellen Prozessbeteiligten im entscheidenden Schritt des Prozesses zuverlässig die Verbesserungen berücksichtigen. Dadurch werden Prozesse weniger abhängig von der Erfahrung und Routine der Prozessdurchführenden.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten. Dabei ist ein Grundgedanke, die eine Quelle/Stelle für die Verankerung zu nutzen (SPOT = Single Point of Truth oder SSOT = Single Source of Truth). Diese eine Quelle der Wahrheit für den Prozess lässt sich auf verschiedene Arten umsetzen:

• In einem analogen beschriebenen Prozess könnte dies eine Art Laufzettel sein, der mit jedem Prozessdurchlauf vom Beginn bis zum Ende den Prozess begleitet und die Beteiligten und ihre Tätigkeiten aufführt. Das entspricht in etwa sogenannten Read-Do-Checklisten.
• In einem digital beschriebenen Prozess könnten diese Laufzettel bzw. Checklisten in Form eines Workflows (z.B. in SAP) abgebildet sein.
• Zum Teil helfen hier auch gut gestaltete Formulare, die den Prozess ganz oder teilweise begleiten und zu jedem Prozessstart aus einem festgelegtem Ablageort abgerufen werden.
• Prozesse, in den Material und Hilfsmittel verwendet werden, können Shadowboard wirkungsvoll sein. Diese zeigen an, welche Dinge wo hingehören und auch wirklich vorhanden sind.