DE
Handout für die Teilnehmenden
EN
Handout for Participants
Präsentation@GJW:
Allgemein/General
Entscheiden/Decide
Analysieren/Analyze
Vorbereiten/Prepare
Durchführen/Perform
Überprüfen/Evaluate
Präsentation@GJW:
DE
Welche Absicht hat die Präsentation?
Oft lassen sich Präsentationen beobachten, die vor allem senden. Was dies beim Empfänger bewirken soll, ist dem Empfänge oft nicht klar. Außerdem ist die Vorbereitung von Präsentationen oft von der Arbeit mit einem Folien-Programm wie zum Beispiel Power-Point oder dergleichen geprägt. So beeinflusst das Programm oft den Aufbau der Präsentation statt, dass das Programm den Aufbau unterstützt.
Präsentationen im Zusammenhang mit Projekten sollen immer eine Absicht verfolgen. Angelehnt an Sineks Why-How-What stellt sich die Frage: Warum (Why) wird die Präsentation durchgeführt. In weiteren Schritten kann nun entwickelt werden Wie (How) und mit Was (What) die Absicht erreicht wird. Im folgenden ist einer der möglichen systematischen Prozesse dargestellt, in dessen Verlauf über weite Teile analog gearbeitet werden sollte.
Immer wieder lässt sich die sogenannte Ich-Falle (Curse of knowledge) beobachten.
Eine große Sammlung an guten Vorträgen zwischen 5 und 20 Minuten bietet www.ted.com aufgeführt nach unterschiedlichen Schwerpunkten.
EN
What is the purpose of the presentation?
Often, presentations can be observed that mainly focus on broadcasting. What this is supposed to achieve for the recipient is often not clear to them. Additionally, the preparation of presentations is often characterized by working with a slide program such as PowerPoint or similar. Thus, the program often influences the structure of the presentation instead of supporting the structure.
Presentations related to projects should always have a purpose. Following the model of Simon Sinek’s Why-How-What, the question arises: Why is the presentation being conducted? In further steps, one can then develop how the intention will be achieved and with what means. Below is one of the possible systematic processes depicted, in the course of which analog work should be carried out over large parts.
The so-called Curse of Knowledge is often observed.
A large collection of good presentations between 5 and 20 minutes can be found on www.ted.com, listed according to various focuses.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Big Picture Präsentations-Prozess
Warum: Präsentationen systematisch und ausgerichtet auf die Zuhörenden entwickeln. Das Empfangen bei den Zuhörenden gestalten statt das eigene Senden.
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Wie: Die acht Prozessschritte systematisch nutzen.
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Was: Dieses Video dient als Wiederholung von Präsentations-Workshops. Es erläutert den Aufbau des zusammenfassenden Big Pictures. Kern des Big Pictures sind die 8 Schritte auf dem Weg zu einer wirkungsvollen Präsentation. Diese sind: das Treffen der Entscheidung für oder gegen das Erarbeiten einer Präsentation, das Analysieren der Zuhörerschaft, das Entwerfen einer Idee zum Thema, das Entwickeln einer Story, das Umsetzen der Story in die verwendeten Medien, die unmittelbare Vorbereitung, das Durchführen der Präsentation selbst und das Überprüfen der Wirkung.
Schauen wir uns im Detail den ersten Schritt an. Hier entscheiden wir, ob und wer geeignet ist, die Präsentation durchzuführen, um welchen Charakter es sind bei dieser Person handelt und auf welche Weise die Aufmerksamkeit der Zuhörerschaft auf diese Person gerichtet ist.
Im Schritt 2 analysieren wir die Zuhörerschaft. Dabei sammeln wir die spezifischen oder typischen Zuhörerinnen beziehungsweise Zuhörer und deren Sorgen, deren Kopfschmerzen in Bezug auf das Thema. Auch hier schauen wir, um welche Charaktere es sich handelt.
Im Schritt 3 entwickeln wir mittels geeigneter Kreativitätstechniken für diese Sorgen eine Lösungsidee. Mit dieser Lösungsidee formulieren wir auch die eigentliche Handlungsaufforderung an die Zuhörerschaft und sammeln die zu erwartenden Einwände.
Im Schritt 4 entwickeln wir unter Berücksichtigung des bisher gesammelten und der drei zentralen Kanäle in Richtung Zuhörerschaft ein Storyboard. Dabei nutzen und kombinieren wir gängige Erzählkonzepte vom wissenschaftlichen Trichter bis zum drei-Akt-Drama. Idealerweise finden wir einen passenden Anker, an den sich die Zuhörerschaft noch lange nach der Präsentation erinnert. Mit Blick auf die Ausgestaltung wenden wir hier auch Werkzeuge zum Entwickeln von Visualisierungen und Big Picture an.
Im Schritt 5 folgt die Umsetzung. Dazu wählen wir zuerst aus den verfügbaren Medien die geeigneten aus Entwickeln und gestalten diese Medien mit Werkzeugen des Kommunikations- und Graphik-Designs.
Das Vorbereiten im Schritt 6 dient des unmittelbaren Abwägens und Klären technischer und organisatorischer Fragen.
Beim Durchführen der Präsentation im Schritt 7 nutzen wir unsere Improvisationsmöglichkeiten beim Handhaben üblicher Ereignisse während einer Präsentation.
Im letzten Schritt, dem Schritt 8 analysieren wir die Wirkung der Präsentation und ziehen Rückschlüsse für die Entwicklung zukünftiger Präsentationen. Auf diese Weise lässt sich ein persönlicher Stil weiter und weiter entwickeln, denn wir so oft gilt auch hier: Nach der Präsentation ist vor der Präsentation.
EN
Big Picture Presentation Process
Why: Develop presentations systematically and tailored to the audience. Focus on the reception by the audience rather than one’s own transmission.
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How: Systematically utilize the eight process steps.
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What: This video serves as a review of presentation workshops. It explains the structure of the summarizing Big Picture. The core of the Big Picture consists of the 8 steps towards an effective presentation. These are: deciding whether or not to develop a presentation, analyzing the audience, designing an idea on the topic, developing a story, translating the story into the media used, immediate preparation, conducting the presentation itself, and assessing the impact.
Let’s delve into the first step in detail. Here, we decide whether and who is suitable to conduct the presentation, what character this person is, and how the audience’s attention is directed towards this person.
In step 2, we analyze the audience. We collect the specific or typical listeners and their concerns, their headaches regarding the topic. Again, we look at what characters they are.
In step 3, we develop a solution idea for these concerns using suitable creativity techniques. With this solution idea, we also formulate the actual call to action to the audience and collect the expected objections.
In step 4, considering what we’ve collected so far and the three central channels towards the audience, we develop a storyboard. We use and combine common narrative concepts from the scientific funnel to the three-act drama. Ideally, we find a suitable anchor that the audience remembers long after the presentation. Regarding the design, we also use tools for developing visualizations and Big Pictures.
Step 5 involves implementation. To do this, we first select the appropriate media from those available and develop and design these media using communication and graphic design tools.
Preparing in step 6 serves immediate consideration and clarification of technical and organizational questions.
During the presentation in step 7, we utilize our improvisational abilities in handling common events during a presentation.
In the final step, step 8, we analyze the impact of the presentation and draw conclusions for the development of future presentations. This way, a personal style can be further developed because as often is the case here too: After the presentation is before the presentation.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Entwicklungs-Prozess
Warum: Präsentationen systematisch und ausgerichtet auf die Zuhörenden entwickeln. Das Empfangen bei den Zuhörenden gestalten statt das eigene Senden.
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Wie: Die acht Prozessschritte systematisch nutzen.
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Was: Viele Empfehlungen zum Thema Präsentieren konzentrieren sich auf den richtigen Auftritt beim Durchführen der Präsentation. Für viele Vortragende lassen sich die wertvollen Hinweise nur schwer umsetzen, da zum Teil der Rahmen für den Vortragenden nicht geklärt oder passend ist.
Wird das Durchführen als einer von acht Schritten in einer Prozessabfolge gesehen, können insbesondere die vorbereitenden Schritte unterstütze und so ein persönlicher Weg gefunden werden, die Bedeutung und die beabsichtigte Wirkung der Präsentation zu gestalten. Natürlich helfen dann auch wieder die Hinweise für den Schritt des Durchführens. Besonders sei in dieser Prozessabfolge der nachbereitende Schritt des Überprüfens als fester Bestandteil angeführt.
Die Prozessabfolge beginnt mit dem Entscheiden darüber, ob und wer eine Präsentation durchführen will oder soll. Dieser Schritt hilft vor allem bei Präsentationen, die initiativ gehalten werden. Ohne die klare Entscheidung keimen immer wieder die Zweifel über Sinn und Unsinn der Präsentation auf und stören die folgenden Schritte. Somit schafft dieser Schritt bewusst die Rahmenbedingungen, die die Kreativität für den Entwicklungsprozess fördern. Nach dem Entscheiden folgt das Analysieren der Situation und Zuhörer. Auf dieser Basis wird die Absicht und Wirkung entworfen und anschließen der Ablauf entwickelt. Das Umsetzen realisiert für den Ablauf erforderliche Medien. Im Vorbereiten werden Details geklärt und Risiken gehandhabt. Nach dem Durchführen schafft die Erkenntnisse aus der Überprüfung die Basis für zukünftige Präsentationen; sowohl inhaltlich als auch methodisch.
EN
Development Process
Why: Develop presentations systematically and tailored to the audience. Focus on the reception by the audience rather than one’s own transmission.
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How: Systematically utilize the eight process steps.
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What: Many recommendations on presenting focus on the right performance during the presentation itself. For many presenters, implementing these valuable suggestions can be challenging, as sometimes the framework for the presenter is unclear or inadequate.
Viewing the act of presenting as one of eight steps in a sequence of processes can particularly support the preparatory steps, thus allowing for a personal approach to shaping the significance and intended impact of the presentation. Of course, the guidance for the execution step is helpful within this sequence. Particularly noteworthy in this sequence of processes is the post-execution step of evaluation, which is considered an integral part.
The sequence of processes begins with deciding whether or who wants or should present. This step is particularly helpful for presentations initiated proactively. Without a clear decision, doubts about the purpose and value of the presentation often arise and disrupt the subsequent steps. Thus, this step consciously creates the framework conducive to fostering creativity in the development process. Following the decision, the analysis of the situation and the audience ensues. Based on this analysis, the intent and impact are drafted, followed by the development of the sequence. Implementation then realizes the necessary media for the sequence. During preparation, details are clarified, and risks are managed. After execution, insights gained from evaluation form the basis for future presentations, both in terms of content and methodology.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Anlass, Art, Zuhörer, Dauer
Warum: Randbedingungen kennen und berücksichtigen.
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Wie: Liste aus Anlass, Art, Zuhörer, Dauer zusammentragen.
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Was: Beim Kunden soll das Vertrauen für eine Zusammenarbeit oder Aufträge gewonnen werden.
Die Bedeutung und die beabsichtigte Wirkung von Ergebnissen lassen sich in den wenigen Sekunden einer sogenannten Fahrstuhlrede bis hin zu mehrtägigen Trainings vermittelt. Sehr häufig sind Präsentationen zwischen 15 und 30 Minuten.
Um den Präsentierenden zur Präzision zu zwingen, wird jedoch auch immer wieder nur die Zeit für wenige Minuten gegeben. Wie auch die Fahrstuhlrede (siehe folgende Seite) grenzt auch der Pecha Kucha Stil den Rahmen auf strenge Regeln und Zeiten ein: Es dürfen 20 Folien gezeigt werden, dabei jede Folie 20 Sekunden. In dieser Art gibt es diverse Abwandlungen alle mit dem gleichen Ziel.
Besonders in Fachvorträgen und noch deutlicher bei Trainings besteht das Risiko, dass insbesondere Fachleute die Bedeutung und Wirkung der Ergebnisse durch Details und Fülle an Wissen verschütten.
Die Fahrstuhlrede benennt sich nach einer typischen Situation: Der von mangelnder Zeit geplagten Vorgesetzten soll während der kurzen Fahrt mit dem Fahrstuhl überzeugt werden.
Die entsprechende Rede ist kurz und muss alle erforderliche Information und Aufforderungen enthalten. Wer zu viel Zeit für ein Detail im Mittelteil aufwendet, riskiert, am Ende zu wenig Zeit für das relevante Anliegen zu haben.
EN
Occasion, Type, Audience, Duration
Why: Understand and consider constraints.
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How: Compile a list including occasion, type, audience, and duration.
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What: The aim is to gain the client’s trust for collaboration or contracts.
The significance and intended impact of results can be conveyed in a matter of seconds through an elevator pitch or extended over several days in training sessions. Presentations typically range from 15 to 30 minutes.
However, presenters are often given only a few minutes to deliver their message, forcing them to be precise. Similar to an elevator pitch, the Pecha Kucha style sets strict rules and time limits: 20 slides, each shown for 20 seconds. There are various adaptations of this style, all with the same objective.
Especially in technical presentations and even more so in training sessions, there’s a risk that experts may bury the significance and impact of the results under details and a wealth of knowledge.
The term „elevator pitch“ comes from a typical situation: persuading a time-strapped superior during a short elevator ride.
Such a speech is brief yet must contain all necessary information and calls to action. Spending too much time on a detail in the middle section risks having insufficient time for the relevant message at the end.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Zuhörer-Analyse und Konzept-Entwurf
Warum: Eine Handlungsaufforderung entwickeln, die von den Zuhörenden aufgegriffen wird.
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Wie: Die aktuellen Probleme der Zuhörenden im Zusammenhang mit dem Thema erkennen und berücksichtigen.
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Was: Ist die Entscheidung für eine Präsentation gefallen und ist der Anlass und die geplante Art der Präsentation bekannt, beginnt die Analyse der Zuhörer:
Wer nimmt teil? Idealerweise sollten die Namen oder typischer Vertreter namentlich bekannt sein. Je konkreter dies geschieht, um so besser lässt sich die Analyse fortsetzen.
Welche Eigenschaften zeichnen diese Personen aus? Qualifikation, Position, Alter, Branche und ggf. Charakterzüge.
Wegen welcher Eigenschaften des Vortragendens sind die Zuhörer in dem Vortrag? Projektleiter, Fachperson, guter Präsentator etc..
Welche Probleme, Sorgen etc. haben die Zuhörer aktuell im Arbeitsalltag zu lösen? Dieses Wissen hilft, mit der Lösung des Vortragenden den „Nerv“ zu treffen. In Anlehnung an Christensen hilft die Frage: What job has to be done?
Passend zur Analyse wird Im Prozessschritt Entwerfen die Lösung und die Absicht beschrieben. Dabei zielt die gebotene Lösung auf die vorher festgestellten Probleme, Sorgen etc. der Zuhörer im aktuellen Arbeitsalltag. Die Absicht – das heißt die Handlungsaufforderung an die Zuhörer – sollte die erforderlichen Tätigkeiten der Zuhörer enthalten, die die Zuhörer unmittelbar als Lösung des persönlichen Problems erkennen.
Welche Einwände könnte der Zuhörer gegen die vom Vortragenden vorgebrachte Lösung/Absicht haben? Nun sollte geprüft werden, ob das Story-Board allen Aspekten aus der Analyse gerecht wird. Idealerweise weißt das Story-Board einen Aspekt auf, der die Präsentation für den Zuhörer lange erinnerungsfähig hält.
EN
Listener Analysis and Concept Design
Why: Develop a call to action that resonates with the listeners.
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How: Recognize and consider the current problems of the listeners related to the topic.
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What: Once the decision to present has been made and the occasion and planned type of presentation are known, the analysis of the listeners begins:
Who is participating? Ideally, the names or typical representatives should be known. The more specific this is, the better the analysis can proceed.
What characteristics distinguish these individuals? Qualifications, position, age, industry, and possibly personality traits.
Why are the listeners attending the presentation based on the presenter’s characteristics? Project manager, subject matter expert, skilled presenter, etc.
What problems or concerns do the listeners currently need to solve in their work? This knowledge helps to address the listeners‘ „pain points.“ Following Christensen’s approach, the question „What job has to be done?“ can be useful.
Aligned with the analysis, in the Design step of the process, the solution and intention are described. The proposed solution should address the identified problems, concerns, etc. of the listeners in their current work context. The intention – the call to action for the listeners – should include the necessary actions for the listeners to recognize as a solution to their personal problem.
Consider potential objections the listener might have to the proposed solution/intention. Ensure that the storyboard addresses all aspects of the analysis. Ideally, the storyboard includes an element that makes the presentation memorable for the listener.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Grundtypen von Charakteren
Warum: Neben dem Problem, dass die Zuhörenden im Zusammenhang mit dem Thema haben, ist es hilfreich, einzuschätzen, wie der Umgang mit dem Problem und eines Lösungsansatzes sein wird. Auf dieser Basis kann eine passende Lösung entworfen und Storyline entwickelt werden.
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Wie: Zuhörende und sich selbst mit Modellen zu Typen von Charakteren analysieren.
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Was: Die Zuhörer lassen sich zum Beispiel mit einem Persönlichkeits-Modell aus 4 Typen beschreiben, die über Farben gekennzeichnet sind:
- Rot: Typ Machen ist eher rational und extrovertiert
- Blau: Typ Analysieren ist auch eher rational aber introvertiert
- Grün: Typ Integrieren ist eher emotional und introvertiert
- Gelb: Typ Entertainern ist auch eher emotional aber extrovertiert
In einer Präsentations-Situation stehen sich also die präsentierende Person mit ihrem Persönlichkeits-Modell und die unterschiedlichen Zuhörer mit unterschiedlichen Persönlichkeits-Modellen gegenüber.
Dieses Zusammentreffen sollte im Rahmen der Analyse verstanden werden.
EN
Basic character types
Why: Besides the issue that the listeners have in connection with the topic, it is helpful to assess how they will deal with the problem and a solution approach. Based on this, a suitable solution can be designed and a storyline developed.
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How: Analyze listeners and oneself with models of character types.
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What: For example, listeners can be described with a personality model of 4 types, characterized by colors:
- Red: Doer type is rather rational and extroverted
- Blue: Analyzer type is also rather rational but introverted
- Green: Integrator type is rather emotional and introverted
- Yellow: Entertainer type is also rather emotional but extroverted
In a presentation situation, the presenting person with their personality model and the different listeners with different personality models are facing each other.
This encounter should be understood within the framework of the analysis.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Projektmanagement@GJW
DE
Projekt Kurz-Check
Warum: Laufend für alle möglichen Projektbeteiligten verständlich über den aktuellen Stand aussagefähig sein.
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Wie: Regelmäßig und zusätzlich anlassbezogen die Leitfragen des Projekt-Checks nutzen.
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Was:
- Wie lautet der Arbeitstitel des Projektes?
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Aus der Phase Definieren (das Why/Warum):
- Welches Problem liegt dem Projekt zugrunde?
- Warum wird das Projekt durchgeführt?
- Wer sind die Ergebnis-Nutzenden?
- Welches Ergebnis erhalten die Ergebnis-Nutzenden (Deliverable – Was geht über den Tisch)?
- Was tun die Ergebnis-Nutzenden unmittelbar nach Erhalt des Ergebnisses (weitere Verwendung)?
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Aus der Phase Planen (das How/Wie):
- Was ist der Clou/der Kern/die Unternehmens-DNA des Projektes?
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Aus der Phase Durchführen (das What/Was):
- Was wurde bisher erreicht?
- Was steht als nächstes an?
- Welche Risiken/Überraschungen/Besonderheiten zeichnen aktuell sich ab?
- Wie lauteten die Alternativen und Empfehlungen zur Entscheidung?
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Aus der Phase Abschließen (die Lessons learned):
- Was hat die Organisation bisher aus dem Projekt für die Zukunft gelernt?
Wie lautet der Arbeitstitel des Projektes?
Welches Problem liegt dem Projekt zugrunde?
Warum wird das Projekt durchgeführt?
Link zu hilfreichem Werkzeug
Wer sind die Ergebnis-Nutzenden?
Welches Ergebnis erhalten die Ergebnis-Nutzenden
(Deliverable – Was geht über den Tisch)
Was tun die Ergebnis-Nutzenden unmittelbar nach Erhalt des Ergebnisses
(weitere Verwendung)?
Link zu hilfreichem Werkzeug
Was ist der Clou/der Kern/die Unternehmens-DNA des Projektes?
Link zu hilfreichem Werkzeug
Was wurde bisher erreicht?
Was steht als nächstes an?
Welche Risiken/Überraschungen/Besonderheiten zeichnen aktuell sich ab?
Wie lauteten die Alternativen und Empfehlungen zur Entscheidung?
Link zu hilfreichem Werkzeug
Was hat die Organisation bisher aus dem Projekt für die Zukunft gelernt
Link zu hilfreichem Werkzeug
Das Projekt vorstellen
Link zu hilfreichem Werkzeug
EN
Project check light
Why: Continuously be able to provide understandable and informative updates on the current status for all possible project stakeholders.
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How: Regularly and additionally use the guiding questions of the project check as needed.
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What:
- What is the working title of the project?
From the Define phase (the Why):
- What problem is the project addressing?
- Why is the project being conducted?
- Who are the beneficiaries of the results?
- What results do the beneficiaries receive (Deliverable – What is delivered)?
- What do the beneficiaries do immediately after receiving the results (further use)?
From the Plan phase (the How):
- What is the essence/core/organizational DNA of the project?
From the Execute phase (the What):
- What has been achieved so far?
- What is next on the agenda?
- What risks/surprises/special features are currently emerging?
- What were the alternatives and recommendations for decision-making?
From the Close phase (the Lessons learned):
- What has the organization learned so far from the project for the future?
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Ethos-Pathos-Logos-Zugang
Warum: Die Zuhörenden auf dem richtigen Ohr ansprechen.
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Wie: Je nach Charaktertyp die bevorzugten Kanäle kennen und in der Storyline nutzen.
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Was: Die drei Zugänge sind: Ethos, Pathos und Logos.
Bei Ethos geht es um die Glaubwürdigkeit des Präsentierenden. Ethos = vom Bewusstsein sittlicher Werte geprägte Gesinnung. Präsentierende versuchen dies oft durch viele und detaillierte Fakten zu vermitteln oder durch Erzählungen über sich und ihre Erfahrungen.
Beim Logos geht es um die Vernunft. Logos = menschliche Vernunft. Präsentierende versuchen dies oft durch Beweisführungen oder gar Umstellungen von Formel zu vermitteln. Auf Feldern, in denen ein rein logischer Zugang anspruchsvoll ist, führen Präsentierende auch immer wieder Logik über sittliche Werte an.
Beim Pathos geht es um die emotionale Seite. Pathos = leidenschaftlich-bewegter Gefühlsausdruck. Präsentierende versuchen dies oft durch Erlebnisse und Geschichten von und über Menschen anzusprechen.
Die Mischung dieser drei Zugänge prägt der Präsentierende oft aus seiner Sicht. Um jedoch die angestrebte Absicht zu erzielen, ist es erforderlich die geeignete Mischung aus Sicht der Zuhörenden zu treffen. Mit anderen Worten: Es geht um den Zuhörer und weniger um den Präsentierenden – der Köder muss dem Fisch schmecken nicht dem Angler.
Auch wenn der Präsentierende von seiner Mischung der drei Zugänge überzeugt ist, kann damit der Zuhörende auf eine harte Geduldprobe gestellt werden. Dies ist eine denkbar ungünstige Ausgangssituation, um anschließend den Zuhörer von der Absicht zu überzeugen. In Präsentationen sind dies typische Situationen wie:
- Zu viel Voraussetzungen
- Zu viel Details
- Zu oberflächlich
EN
Ethos-Pathos-Logos-Approach
Why: Address the listeners on the right wavelength.
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How: Understand and utilize the preferred channels based on the character types in the storyline.
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What: The three approaches are: Ethos, Pathos, and Logos.
Ethos focuses on the credibility of the presenter. Ethos = moral character and credibility. Presenters often try to convey this by providing many detailed facts or by sharing stories about themselves and their experiences.
Logos concerns reason and logic. Logos = human reasoning. Presenters often try to convey this through arguments or even rearrangements of formulas. In fields where a purely logical approach is challenging, presenters also frequently appeal to logic through moral values.
Pathos addresses the emotional aspect. Pathos = passionate emotional expression. Presenters often try to evoke this by sharing experiences and stories about people.
The combination of these three approaches often shapes the presenter’s perspective. However, to achieve the intended purpose, it is necessary to strike the right balance from the audience’s perspective. In other words, it’s about the listener rather than the presenter – the bait must appeal to the fish, not the angler.
Even if the presenter is convinced of their mix of the three approaches, it can be a tough test of patience for the listener. This is a highly unfavorable situation for subsequently convincing the listener of the intended message. In presentations, these are typical situations such as:
– Too many assumptions
– Too many details
– Too superficial
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Erzählkonzepte Teil 1
Warum: Storyline passend zu den Charaktertypen und den geeigneten Zugängen verstärken.
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Wie: Bewährte Erzählkonzepte auf ihre Wirkung prüfen, kombinieren und weiterentwickeln.
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Was: Die Mischung der drei Zugänge bilden sich in Erzählkonzepten ab. Diese spiegeln typische Abfolgen oder Strukturen bei Präsentationen wieder.
Erzählkonzepte können miteinander kombiniert und angepasst werden. Sie wirken unterschiedlich stark auf Ethos, Logos und Pathos. Letztlich sollte die Botschaft nach Wirkung geordnet sein und nicht unbedingt chronologisch.
Hier Teil 1:
- Der Wissenschaftlicher Trichter zeigt alle Details, um anschließend zum Fazit zu gelangen.
- Das Pyramidale Konzept (nach Barbara Minto – einer ehemaligen McKinsey Mitarbeiterin) benennt zuerst das Fazit und lässt sich von den Nachfragen der Zuhörer in der Detail-Tiefe steuern.
- Die Fahrstuhl-Rede oder Elevator-Pitch zeichnet sich zum einen durch Kürze aus (< 2 Minuten) und folgt oft einem Aufbau in der Art: Bedürfnis des Kunden, Ansatz der Lösung, Wert für den Kunden, Alleinstellungsmerkmal der Lösung und nächste Schritte oder Aufforderung an Zuhörer.
- Der Post: Steve Jobs empfahl, die Botschaft in die Länge eines Posts mit 140 Zeichen zu kürzen.
- Die drei Dinge: Ebenfalls Steve Jobs empfahl Präsentationen in drei Hauptteile zu unterteilen („Let me tell you three things“). Ein Aufbau, den auch Sineks mit seinem Why-How-What-Aufbau von Akquise Pitchs nahe legt.
EN
Narrative Concepts Part 1
Why: Strengthen storyline to align with character types and suitable approaches.
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How: Evaluate, combine, and further develop proven narrative concepts for their effectiveness.
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What: The mixture of the three approaches is reflected in narrative concepts, which mirror typical sequences or structures in presentations.
Narrative concepts can be combined and adjusted. They have varying effects on ethos, logos, and pathos. Ultimately, the message should be organized by its impact rather than necessarily chronologically.
Here’s Part 1:
- The Scientific Funnel provides all details to arrive at a conclusion afterward.
- The Pyramid Principle (by Barbara Minto, a former McKinsey employee) names the conclusion first and can be guided in depth by the audience’s questions.
- The Elevator Speech or Elevator Pitch is characterized by brevity (< 2 minutes) and often follows a structure such as: customer’s need, solution approach, value for the customer, unique selling proposition of the solution, and next steps or call to action.
- The Post: Steve Jobs recommended condensing the message to the length of a 140-character post.
- The Three Things: Also recommended by Steve Jobs, dividing presentations into three main parts („Let me tell you three things“). A structure that Sinek also suggests with his Why-How-What framework for acquisition pitches.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Erzählkonzepte Teil 2
Warum: Storyline passend zu den Charaktertypen und den geeigneten Zugängen verstärken.
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Wie: Bewährte Erzählkonzepte auf ihre Wirkung prüfen, kombinieren und weiterentwickeln.
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Was: Die Mischung der drei Zugänge bilden sich in Erzählkonzepten ab. Diese spiegeln typische Abfolgen oder Strukturen bei Präsentationen wieder.
Erzählkonzepte können miteinander kombiniert und angepasst werden. Sie wirken unterschiedlich stark auf Ethos, Logos und Pathos. Letztlich sollte die Botschaft nach Wirkung geordnet sein und nicht unbedingt chronologisch.
Hier Teil 2:
- Die Erzählform Was-ist-und-was-könnte-sein starte die Erzählung auf dem Level was-ist und wechselt immer wieder mit dem Level was-könnte-sein. Auf dem Level was-könnte-sein endet die Erzählung.
- Das 3 Akt-Drama nach Syd Field, wie es in vielen modernen Kino-Filmen auftaucht, wenden sich auch an die emotionale Seite der Zuhörer und ist in der Arbeitswelt ehe noch selten. Durch eine beispielhafte Erzählung über Menschen werden die Zuhörer emotional abgeholt. Dabei durchlebt der Protagonist das Auf und Ab einer den Zuhörern bekannten Situation. Der Zuhörer erkennt die Übertragbarkeit deutlich.
- Das PITT-Modell oder 4MAT-Vorgehen ist eine häufige Basis für Trainings biete sich aber auch für Präsentationen an. Dabei wird der Zuhörer in seiner Praxis abgeholt (Problematisieren) und über Ursachen und Lösungen aufgeklärt (Information). Nach diesem Schritt beginnt eine Aktivierung des Zuhörers. Dazu bekommt er die Möglichkeit zu trainieren (Trainieren) und anschließend in seine Praxis zu übertragen (Transferieren).
EN
Narrative Concepts Part 2
Why: Reinforce storyline to align with character types and suitable approaches.
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How: Evaluate, combine, and evolve proven narrative concepts for their effectiveness.
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What: The blend of the three approaches is reflected in narrative concepts, which mirror typical sequences or structures in presentations.
Narrative concepts can be combined and adjusted. They have varying effects on ethos, logos, and pathos. Ultimately, the message should be organized by its impact rather than necessarily chronologically.
Here’s Part 2:
- The narrative form of „what is and what could be“ starts the narrative at the „what is“ level and alternates with the „what could be“ level. The narrative ends at the „what could be“ level.
- The 3-act drama according to Syd Field, as seen in many modern cinema films, also appeals to the emotional side of listeners and is still rare in the workplace. Through an exemplary narrative about people, listeners are emotionally engaged. The protagonist experiences the ups and downs of a situation familiar to the listeners. The listener clearly recognizes its transferability.
- The PITT model or 4MAT approach is a common basis for training but also suits presentations. The listener is engaged in their practice (Problematizing) and informed about causes and solutions (Information). After this step, the listener is activated. They are given the opportunity to practice (Training) and then transfer it to their practice (Transferring).
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Bausteine zur Ausgestaltung
Diese Erzählkonzepte werden durch Einzelbausteine unterstützt:
Wird der Zuhörer unwissend gehalten, fiebert er mit.
Baut der Präsentierende Spannung auf, entwickelt der Zuhörer Lösungswille.
Wird der Zuhörer überrascht, merkt er sich Aspekte.
Sind Sachverhalte rätselhaft, wird der Zuhörer nachfragend analysieren.
Für den Vortragenden und den Zuhörer kann die Wahrnehmung darüber, welche Aspekte relevant sind, sehr unterschiedlich sein. Insbesondere der Spezialist, der in einem Fachgebiet über tiefes und umfangreiches Detailwissen verfügt, muss sich die Frage stelle, was für den Zuhörer von Bedeutung ist. Hier besteht sogar die Gefahr, den Zuhörer im Laufe der Detaillierung zu verlieren, weil das zugrundeliegende Wissen nicht verlässlich beim Zuhörer vorhanden ist. Hier spielt auch der Aspekt der hedonistischen Tretmühle eine Rolle: Was für den Vortragenden zur unscheinbaren Selbstverständlichkeit geworden ist, stellt für den Zuhörer eine bemerkenswerte Neuerung dar. Der Vortragende erkennt dies oft nicht und überschüttet den Zuhörer im Übermaß mit Menge und Details.
Mit relevanter Wahrheit ist selbstverständlich nicht gemeint, Information zurückzuhalten, die zu einer anderen Bewertung eines Sachverhaltes durch den Zuhörer führen würde. Vielmehr sollte dem Zuhörer nicht noch der x-te Sachverhalt vermittelt werden, der erneut die bereits gefasste Bewertung des Zuhörers bestärkt.
EN
Building blocks for shaping
These narrative concepts are supported by individual building blocks:
If the listener is kept unaware, they empathize.
As the presenter builds tension, the listener develops a desire for resolution.
If the listener is surprised, they remember aspects.
When matters are mysterious, the listener will analyze inquisitively.
For the presenter and the listener, the perception of which aspects are relevant can be very different. In particular, the specialist, who has deep and extensive knowledge in a field, must ask themselves what is important for the listener. There is even a risk of losing the listener during the detailing process because the underlying knowledge is not reliably present in the listener. The aspect of the hedonic treadmill also comes into play here: what has become inconspicuously self-evident for the presenter is a remarkable novelty for the listener. The presenter often does not recognize this and overwhelms the listener with an excess of quantity and details.
By relevant truth, it is of course not meant to withhold information that would lead the listener to a different evaluation of a situation. Rather, the listener should not be presented with yet another fact that further reinforces the evaluation already made by the listener.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Erzählkonzepte kombinieren
Erzählkonzepte können miteinander kombiniert und angepasst werden. Sie haben ihre Vor- sowie Nachteile und wirken unterschiedlich stark auf Ethos, Logos und Pathos. Letztlich sollte die Botschaft nach Wirkung geordnet sein und nicht unbedingt chronologisch.
Bei der Wahl und Kombination der Erzählkonzepte sollte auch berücksichtigt werden, dass der Zuhörer sich oft nur den Anfang und das Ende eines Abschnittes merken kann. Die Mitte geht oft verloren. Oft konzentrieren sich Fachleute auf die Gestaltung der Mitte.
Abhilfe kann bieten, mehrere deutliche Zäsuren zu setzen oder gar die Erzählkonzepte zu wechseln. Beides führt zu dem Eindruck bei den Zuhörern, dass etwas zum Abschluss gekommen ist und etwas neues beginnt.
EN
Combine narrative concepts
Narrative concepts can be combined and adapted. They each have their pros and cons and exert varying degrees of influence on ethos, logos, and pathos. Ultimately, the message should be organized by its impact rather than necessarily chronologically.
When choosing and combining narrative concepts, it’s also important to consider that listeners often only remember the beginning and end of a section. The middle is often lost. Often, experts focus on designing the middle.
One solution could be to introduce clear transitions or even switch narrative concepts. Both create the impression among listeners that something has concluded and something new is beginning.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Storyboard mit Medien
Warum: Storyline passend zu den Charaktertypen und den geeigneten Zugängen verstärken.
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Wie: Typen von Medien kennen, gestalten und nutzen/steuern.
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Was: Nachdem im Schritt Entwickeln das Erzählkonzept entstanden ist, wird dieses Erzählkonzept im Schritt Umsetzen auf die realen Elemente eines Story-Boards übertragen. Das heißt, es werden die Medien zur Vermittlung ausgewählt. Neben dem Präsentator selbst steht ein ganzes Bündel an Medien zur Verfügung: Folien, Flip-Charts, Pin-Wände, Muster, Videos, Handouts oder gar die Zuhörer selbst. Ideal sind wieder Klebenotizen oder Karten, so dass leicht die Reihenfolge verändert werden kann oder Klebenotizen eingefügt oder entnommen werden können.
Doch Vorsicht: Die Medien können sich untereinander beeinflussen und im kritischen Falle sogar voneinander ablenken: Angenommen ein Präsentierender lässt ein Muster durch das Auditorium laufen und erzählt weiter, so wird das Muster die Aufmerksamkeit mehrerer Zuhörer vom Präsentierenden weg auf sich ziehen: Die Zuhörer, die es gerade hatten, wollen sehen, wie die Zuhörer reagieren, die es gerade haben. Die Zuhörer, die das Muster haben sind ohnehin abgelenkt und die, die es haben wollen, warten lieber als, dass sie weiter zuhören. Generell gilt: Der Zuhörer konzentriert sich zuerst auf das in seinen Händen (Muster, Handout), dann auf Text, den er lesen kann (Handout, Text auf Folien), erst dann hört der Zuhörer dem Präsentierenden zu.
Dies muss der Präsentierende steuern. Das könnte zum Beispiel heißen, dass keine Handouts vorab verteilt werden, Muster so groß sind, dass diese von vorne durch Hochheben gezeigt werden können und bei Text auf Folien, dem Zuhörer schweigend die Zeit gegeben wird, den Text zu lesen.
EN
Storyboard with media
Why: Strengthen storyline to fit the character types and appropriate approaches.
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How: Understand, design, and utilize/control types of media.
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What: After the narrative concept has been developed in the Develop step, this narrative concept is transferred to the real elements of a storyboard in the Implement step. This means that the media for communication are selected. In addition to the presenter themselves, a whole range of media is available: slides, flip charts, pin boards, samples, videos, handouts, or even the listeners themselves. Ideally, sticky notes or cards are used again, so that the sequence can be easily changed or sticky notes can be inserted or removed.
But beware: The media can influence each other and, in critical cases, even distract from each other. For example, if a presenter lets a sample run through the auditorium and continues to talk, the sample will draw the attention of several listeners away from the presenter: Those who just had it want to see how the others react to it. Those who have the sample are already distracted, and those who want it prefer to wait rather than continue listening. In general, the listener first focuses on what is in their hands (sample, handout), then on text they can read (handout, text on slides), and only then listens to the presenter.
The presenter must control this. This could mean, for example, that no handouts are distributed in advance, samples are large enough to be shown from the front by lifting them up, and when there is text on slides, the listener is given silent time to read the text.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Zuhörer-Analyse und Konzept-Entwurf
Warum: Eine Handlungsaufforderung entwickeln, die von den Zuhörenden aufgegriffen wird.
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Wie: Die aktuellen Probleme der Zuhörenden im Zusammenhang mit dem Thema erkennen und berücksichtigen.
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Was: Ist die Entscheidung für eine Präsentation gefallen und ist der Anlass und die geplante Art der Präsentation bekannt, beginnt die Analyse der Zuhörer:
Wer nimmt teil? Idealerweise sollten die Namen oder typischer Vertreter namentlich bekannt sein. Je konkreter dies geschieht, um so besser lässt sich die Analyse fortsetzen.
Welche Eigenschaften zeichnen diese Personen aus? Qualifikation, Position, Alter, Branche und ggf. Charakterzüge.
Wegen welcher Eigenschaften des Vortragendens sind die Zuhörer in dem Vortrag? Projektleiter, Fachperson, guter Präsentator etc..
Welche Probleme, Sorgen etc. haben die Zuhörer aktuell im Arbeitsalltag zu lösen? Dieses Wissen hilft, mit der Lösung des Vortragenden den „Nerv“ zu treffen. In Anlehnung an Christensen hilft die Frage: What job has to be done?
Passend zur Analyse wird Im Prozessschritt Entwerfen die Lösung und die Absicht beschrieben. Dabei zielt die gebotene Lösung auf die vorher festgestellten Probleme, Sorgen etc. der Zuhörer im aktuellen Arbeitsalltag. Die Absicht – das heißt die Handlungsaufforderung an die Zuhörer – sollte die erforderlichen Tätigkeiten der Zuhörer enthalten, die die Zuhörer unmittelbar als Lösung des persönlichen Problems erkennen.
Welche Einwände könnte der Zuhörer gegen die vom Vortragenden vorgebrachte Lösung/Absicht haben? Nun sollte geprüft werden, ob das Story-Board allen Aspekten aus der Analyse gerecht wird. Idealerweise weißt das Story-Board einen Aspekt auf, der die Präsentation für den Zuhörer lange erinnerungsfähig hält.
EN
Listener Analysis and Concept Design
Why: Develop a call to action that resonates with the listeners.
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How: Recognize and consider the current problems of the listeners related to the topic.
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What: Once the decision to present has been made and the occasion and planned type of presentation are known, the analysis of the listeners begins:
Who is participating? Ideally, the names or typical representatives should be known. The more specific this is, the better the analysis can proceed.
What characteristics distinguish these individuals? Qualifications, position, age, industry, and possibly personality traits.
Why are the listeners attending the presentation based on the presenter’s characteristics? Project manager, subject matter expert, skilled presenter, etc.
What problems or concerns do the listeners currently need to solve in their work? This knowledge helps to address the listeners‘ „pain points.“ Following Christensen’s approach, the question „What job has to be done?“ can be useful.
Aligned with the analysis, in the Design step of the process, the solution and intention are described. The proposed solution should address the identified problems, concerns, etc. of the listeners in their current work context. The intention – the call to action for the listeners – should include the necessary actions for the listeners to recognize as a solution to their personal problem.
Consider potential objections the listener might have to the proposed solution/intention. Ensure that the storyboard addresses all aspects of the analysis. Ideally, the storyboard includes an element that makes the presentation memorable for the listener.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Quantitative Daten visualisieren
Warum:
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Wie:
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Was: Wie Power-Point den Nutzen mit SmartArts und Co leicht zum Verspielten verleitet, biete auch Excel diese Möglichkeit. Natürlich eine wertvolle Quelle zum Darstellen quantitativer Daten, biete auch Excel viel Verspieltes.
Bereits hier gilt es als Designer zu denken und der Devise Form-Folows-Function Rechnung zu tragen. Damit fallen viele Spielerei von alleine aus der Auswahl: Unnötige 3 D Effekte, Kegel etc., die die Wahrnehmung verzerren und keine zusätzliche Information liefern; Zahlreiche Farbwechsel und umständliche Legenden-Codierungen.
So bieten sich Balken eher als Säulen an, wenn die Beschriften besser horizontal zu lesen sind. Kreis-Diagramme können für binäre Daten genutzt werden – mehr Kreisabschnitte sind kaum noch vergleichbar, dann ist eher die Säulen-Darstellung geeignet. Netzdiagrammen mit Kriterien an den Ästen sind für den Außenstehend ähnlich schnell zu unterscheiden, wie Fingerabdrücke. Deshalb sollte eine einfache Logik hinter der Anordnung der Äste stehen – z.B. die Himmelsrichtungen bei der Messung einer Signalstärke.
Andere Auswahlmöglichkeiten werden hingegen oft unterschätzt. Die Funktion der Sparklines hilft sehr schlicht Trenz – die sogenannte Runrate – ohne weitere Datendetails zu vermitteln.
Leider bietet Excel nur aufwendig die Möglichkeit Box-Plots darzustellen. Dies ist über die Kursfunktionen aufwendig möglich. Box-Plots liefern übersichtlich Lage- und Streu-Parameter von Verteilungen.
Simulationsprogramme bieten im allgemeinen die Möglichkeit der farbcodierten Darstellung (z. B. die Isobaren oder Isothermen in Wetterkarten).
Kommt es auf kleine Unterschiede an, können Tabellen die bessere Darstellungsform sein. Auch hier verführen die Programme zu vielen Spielereien. Auch gilt es Form-Follows-Funktion, d. h. was erleichtert das Lesen in der Projektion ohne von dem Vortragenden selbst abzulenken.
Seit einiger Zeit geben auch sogenannte Tag-Clouds oder Schlagwortwolken einen Eindruck über die Häufigkeit verwendeter Wörter wieder.
EN
Visualizing quantitative data
Why:
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How:
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What: As PowerPoint easily leads to playful features like SmartArts, Excel offers similar capabilities. While Excel is a valuable tool for visualizing quantitative data, it also provides many playful features.
Already here, it is important to think like a designer and adhere to the principle of Form-Follows-Function. This eliminates many frivolities automatically: unnecessary 3D effects, cones, etc., which distort perception and provide no additional information; numerous color changes and cumbersome legend codifications.
Thus, bars are preferred over columns when labels are better read horizontally. Pie charts can be used for binary data – more pie slices are hardly comparable; in such cases, column representation is more suitable. Network diagrams with criteria on the branches are as quickly distinguishable for outsiders as fingerprints. Therefore, there should be a simple logic behind the arrangement of the branches – for example, the cardinal directions when measuring signal strength.
However, other options are often underestimated. The Sparklines function helps very simply to discern trends – the so-called run rate – without further data details.
Unfortunately, Excel only offers the possibility to display box plots in a complex manner. This can be achieved through course functions, albeit laboriously. Box plots provide clear location and dispersion parameters of distributions.
Simulation programs generally offer the possibility of color-coded representation (e.g., isobars or isotherms in weather maps).
If small differences matter, tables may be the better choice for representation. Here too, programs tempt users with many frills. The principle of Form-Follows-Function applies here as well, meaning what facilitates reading in the projection without distracting from the presenter.
For some time now, so-called tag clouds or word clouds have also given an impression of the frequency of used words.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Qualitative Daten visualisieren
Warum: .
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Wie: .
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Was: Im wesentliche sollen nun Daten vermittelt werden. Dabei sollte zwischen qualitativen und quantitativen Daten unterschieden werden (zum Teil nach Few 2012 und nach Duarte 2009):
Qualitative sind eher beschreibender Natur. Deshalb werden oft Texte zur Vermittlung eingesetzt. Schneller erfassbar sind graphisch geprägte Formen wie Bilder, technische Zeichnungen, Ablaufdiagramme, Prozessdarstellungen oder Strukturen. Einen mögliche Fundus bietet Power-Point mit den sogenannten SmartArts. Beides sollte eher als Inspiration zur Darstellung genutzt werden, denn als verwendete Elemente. Oft sind diese abgegriffen und wirken auch gerne etwas lächerlich.
Soll eine Visualisierung für einen Begriff gefunden werden, biete es sich auch an, in Google unter Bildersuche den Begriff einzugeben. Ergänzt um Ikon oder Symbol tauchen dann oft graphische Umsetzungen des Begriffes auf.
Entsprechend hochwertige Darstellung dienen dem Präsentierenden den Zuhörer laufend Orientierung zu geben.
Power-Point bietet und verleitet die Präsentierenden mit SmartArts und Co. Bereits hier gilt es als Designer zu denken und der Devise Form-Folows-Function Rechnung zu tragen. Damit fallen viele Spielerei von alleine aus der Auswahl: Unnötige 3 D Effekte, Kegel etc., die die Wahrnehmung verzerren und keine zusätzliche Information liefern; Zahlreiche Farbwechsel und umständliche Legenden-Codierungen
EN
Visualizing qualitative data
Why:
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How:
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What: Essentially, data is now to be conveyed. A distinction should be made between qualitative and quantitative data (in part according to Few 2012 and Duarte 2009):
Qualitative data are more descriptive in nature. Therefore, texts are often used for communication. Graphically oriented forms such as images, technical drawings, flowcharts, process illustrations, or structures are more quickly comprehensible. PowerPoint offers a possible resource with the so-called SmartArts. Both should be used more as inspiration for presentation rather than as elements to be used directly. Often, these are clichéd and can appear somewhat ridiculous.
If a visualization for a term is to be found, it is also advisable to enter the term into Google Image search. When supplemented with icon or symbol, graphical representations of the term often appear.
High-quality representations serve to continuously provide orientation to the presenter’s audience.
PowerPoint offers and tempts presenters with SmartArts and similar features. Already at this stage, it is important for designers to consider the principle of form follows function. This automatically eliminates many gimmicks from the selection: unnecessary 3D effects, cones, etc., which distort perception and do not provide additional information; numerous color changes and cumbersome legend codings.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Projektmanagement@GJW
DE
Problem visualisieren
Warum: Das dem Projekt zugrundeliegende Problem verstehen und vermitteln.
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Wie: Im >Definieren< moderiert entwickeln und verankern. Im weiteren Verlauf als Baustein für kurze Einführung in das Projekt nutzen.
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Was: Am Anfang eines jeden Projektes steht ein Problem. Ob Sie dieses Problem verstanden haben, zeigt sich unter anderem daran, ob Sie es jemanden erklären können. Die Analyse-Fragen und das Visualisieren hilft, einen umfänglichen Blick auf den Sachverhalt zu entwickeln. Im ersten Schritt werden Aspekte der Visualisierung gesammelt durch das Beantworten der Analyse-Fragen:
- Wer und Wie viele sind im Umfeld des Problems beteiligt?
- Was und Wieviel im Umfeld des Problems beteiligt?
- Wann und
- Wo tritt das Problem auf?
- Wie (bei welchem Tun/Prozess) und Wie oft tritt das Problem auf?
- Was folgt (Auswirkung des Problems) und Wie oft?
Eventuell führen nicht alle Fragen zu verwertbaren Antworten. Im zweiten Schritt werden die Aspekte angeordnet und im dritten Schritt zueinander in Beziehung gesetzt. Oft löst dies weitere Fragen aus und machen >Lücken< oder >Brüche< in der bildhaften Darstellung sichtbar. Vor allem werden weitere Nutzende des Projektergebnisses deutlich.
Aspekte in Beziehung gesetzt
Aspekte angeordnet
Aspekte gesammelt
Analyse-Fragen
Projekt-Beteiligte mit einem gemeinsamen Probelmverständnis
EN
Visualize the problem
Why: Understanding and communicating the underlying problem of the project.
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How: Develop and anchor in >Define<. Later, use as a component for a brief introduction to the project.
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What: At the beginning of any project lies a problem. Your understanding of this problem can be demonstrated by your ability to explain it to others. Analytical questioning and visualization help develop a comprehensive understanding of the situation. In the first step, aspects of visualization are collected by answering the analysis questions:
- Who and how many are involved in the problem’s environment?
- What and how much is involved in the problem’s environment?
- When and where does the problem occur?
- How (in what action/process) and how often does the problem occur?
- What follows (impact of the problem) and how often?
Not all questions may lead to usable answers. In the second step, the aspects are arranged, and in the third step, they are related to each other. This often prompts further questions and reveals >gaps< or >discontinuities< in the visual representation. Importantly, it also highlights additional users of the project’s results.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Folien vs. Handout
Warum:
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Wie:
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Was: Bevor Folien gestaltet werden, muss der Präsentierende die Frage nach dem Handout beantworten. Ist ein Handout erforderlich? – im allgemeinen, ja. Reichen allein die ausgedruckten Folien? – im allgemeinen, nein, außer diese Folien sind ungeeignet als Präsentationfolien und stellen eher sogenannte Teleprompter-Folien oder Selbst-Lesedokumente dar. Muss das Handout vorab verteilt werden? Idealerweise, nein.
Welche praktikablen Möglichkeiten gibt es:
Das klassische Paper: Entkoppelt von den Folien wird ein separates Schriftstück erzeugt. Der Aufwand und Nutzen sind hoch.
Ausdruck der gezeigten Folien: Sind die Folien für das Präsentieren ausgerichtet und geeignet wird zwar der Aufwand gering sein – aber auch der Nutzen, da Details fehlen.
Ausdruck der gezeigten Folien mit Ergänzungen in der Notizansicht: Der Aufwand ist hier eher mittel groß, ebenso der Nutzen.
Ausdruck der gezeigten Folien mit zusätzlich eingefügten aber nicht gezeigten Folien. Diese zusätzlichen Folien können bei ihrer Gestaltung mehr den Regel des ausgedruckten Schriftstücks folgen als den über Projektor gezeigten Folien. Dadurch können Detail-Informationen ergänzt werden. Der Aufwand bleibt hier mittel, doch der Nutzen steigt deutlich.
EN
Slides vs. Handouts
Why:
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How:
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What: Before designing slides, the presenter must answer the question of the handout. Is a handout necessary? – generally, yes. Can printed slides alone suffice? – generally, no, unless these slides are unsuitable as presentation slides and rather serve as teleprompter slides or self-reading documents. Should the handout be distributed in advance? Ideally, no.
What are the practical options:
The traditional paper handout: A separate document is created, independent of the slides. The effort and benefit are high.
Printing the displayed slides: If the slides are tailored and suitable for presenting, the effort will be low, but so will the benefit, as details may be missing.
Printing the displayed slides with additional notes in the speaker notes view: The effort here is moderately large, as is the benefit.
Printing the displayed slides with additional, but not shown slides inserted. These additional slides can follow the rules of printed documents more than those shown via projector, allowing for the addition of detailed information. The effort remains moderate, but the benefit increases significantly.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Folien gestalten/designen
Warum:
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Wie:
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Was: Drei Leitlinien können bei der Gestaltung von Folien dienen:
- Die einheitliche Gestaltung von Folien hilft dem Zuhörer sich auf die Aspekte zu konzentrieren, die der Präsentierende hervorheben möchte. Andernfalls muss sich der Zuhörer mit jeder neuen Folie erst wieder kurz orientieren. Diese Einheitlichkeit bezieht sich auf jeden Designaspekt: Texte, Diagramme, Grafiken und Farbgebung.
- Das Signal/Rauschen-Verhältnis erhöhen: Wichtigster Schritt könnte hier sein, ganze Datensätze oder Parameter-Sätze weg zulassen. Der Vollständigkeit wegen mag es erforderlich gewesen sein, diese ausgeblendeten Daten zu ermitteln, dass heißt nicht, dass diese Daten auch bei der Vermittlung der Bedeutung und der Wirkung erforderlich sind. Außerdem sollten alle unnötige Information von der Folie entfernt werden. Auf welcher Tagung etc. die Präsentation gezeigt wird, dürfte allen Teilnehmern bekannt sein. Falls möglich könnten sogar Firmen-spezifische Informationen weggelassen werden.
- Den Kontrast erhöhen: Der Blick der Zuhörer kann durch gezielten Kontrasteinsatz gelenkt werden. Dafür ist er erforderlich, dass die Folien insgesamt schlicht und sparsam sind. Mit Sättigung, Farbwechseln und weiteren Möglichkeiten des Kontrastes können Aspekte gut erkennbar hervorgehoben werden.a
EN
Designing slides
Why:
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How:
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What: Three guidelines can serve in designing slides:
- Consistent slide design helps the audience focus on the aspects the presenter wants to emphasize. Otherwise, the audience would need to reorient themselves with each new slide. This consistency applies to every design aspect: text, diagrams, graphics, and color schemes.
- Increase the signal-to-noise ratio: A crucial step might be to omit entire datasets or sets of parameters. While it may have been necessary for completeness to gather this hidden data, it doesn’t mean that this data is necessary for conveying meaning and impact. Additionally, all unnecessary information should be removed from the slides. Information such as the conference where the presentation is being shown is likely known to all participants. If possible, even company-specific information could be omitted.
- Increase contrast: Audience focus can be directed through targeted use of contrast. It’s necessary for slides to be overall simple and sparing. By utilizing saturation, color changes, and other contrast techniques, aspects can be effectively highlighted and made more visible.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Kontrast gezielt einsetzen
In Anlehnung an Duarte 2009 bzw. Few 2012 zeigt die Grafik die 6 gängigen Möglichkeiten Kontrast zu erzeugen und damit Dinge hervorzuheben:
- Durch Farbe
- Durch Form
- Durch Anordnung
- Durch Größe
- Durch Sättigung
- Durch Ausrichtung
All diese Arten des Kontrastes funktionieren nur, wenn insgesamt eine sehr große Grundruhe und Ordnung in den Folien vorherrscht.
Außerdem sollten nicht unbedingt mehrere Arten des Kontrastes gleichzeitig verwendet werden. Z.B. Text durch Farbe, Fettdruck und Kursivstellen hervorheben. Eine Art sollte reichen.
EN
Contrast effectively employed
In line with Duarte (2009) or Few (2012), the graphic illustrates the six common ways to create contrast and thereby emphasize things:
- Through color
- Through shape
- Through arrangement
- Through size
- Through saturation
- Through alignment
All these forms of contrast work effectively only when there is a great sense of tranquility and order throughout the slides. Furthermore, it’s advisable not to employ multiple forms of contrast simultaneously. For instance, highlighting text through color, bolding, and italicizing. One form should suffice.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Unmittelbar Vorbereitung
Warum:
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Wie:
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Was: Die Vorbereitung setzt sich aus unterschiedlichen Punkten zusammen:
Den eigentlichen Vortrag proben. Hier gilt es ehrliche Kritiker zu finden, die konstruktiv und spezifisch Anregungen geben können. Idealerweise erfolgt die Rückmeldung über eine Plus-/Delta-Analyse. Hierdurch können Stärken herausgearbeitet werden und Lösungen für Defizite entwickelt werden.
Außerdem gilt es Risiken aufzudecken, die den Vortragenden bei der Durchführung behindern könnten. Dies könnte durch ein strukturiertes Brainstorming mit Fragen zu typischen Quellen für Ursachen erfolgen. Die typischen Quellen sind die 6 Ms aus dem Ursachen-Wirkungs-Diagramm: Mensch, Maschine, Methode, Messen, Mitwelt, Material. Risiken, die erkannt wurden, können beherrscht werden.
Das Arbeiten mit einer Checkliste in der unmittelbaren Vorbereitungsphase kann helfen, eine Routine für diese Phase zu finden: Stellt der Veranstalter die erforderliche Technik bereit? Wurde beim Packen nichts vergessen? Eine laufende Verbesserung der Checkliste nimmt eine potentielle Unsicherheit.
EN
Immediate preparation
Why:
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How:
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What: The preparation consists of various points:
Rehearsing the actual presentation. It’s important to find honest critics who can provide constructive and specific feedback. Ideally, feedback is provided through a Plus/Delta analysis. This allows strengths to be highlighted and solutions to deficiencies to be developed.
Additionally, it’s important to uncover risks that could hinder the presenter during the delivery. This could be done through structured brainstorming with questions about typical sources of causes. The typical sources are the 6 Ms from the Cause-and-Effect diagram: Man, Machine, Method, Measurement, Milieu, Material. Risks that have been identified can be managed.
Working with a checklist in the immediate preparation phase can help establish a routine for this phase: Has the organizer provided the necessary equipment? Was anything forgotten while packing? Continuously improving the checklist addresses potential uncertainty.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
Präsentation@GJW:
DE
Während des Vortrags
Warum:
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Wie:
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Was:
Im allgemeinen ist die Stimmung gegenüber einem Vortragenden normalverteilt. Die meisten sind erst mal unvoreingenommen, einige sind grundsätzlich skeptisch und einige sind grundsätzlich aufgeschlossen. Der Vortragende sollte sich von den skeptischen nicht verunsichern lassen. Vielmehr gilt es, die unvoreingenommenen früh zu begeistern.
Tritt der Vortragende zweifelt und schlecht vorbereitet auf, verliert er sehr schnell die Bereitschaft der Unentschlossenen eine oft üblichen Anfangsnervosität wohlwollend und hilfreich gegenüber aufzutreten.
Ein paar Tipps zum Lampenfieber: Vielen Vortragenden bleibt zu Beginn die Luft weg. Die Nervosität führt zu einem unüblichen Atemverhalten und es folgt eine Kurzatmigkeit. Diese steiget die Nervosität noch mehr. Dieser Teufelskreis kann durchbrochen werden, indem bereits kurz vor dem nach Vornetreten eine bewusste aber ruhige langsame Atmung in den Bauch erfolgt. Auch sollten die Atemzüge vollständig sein; ein wie aus.
Lampenfieber gehört in Maßen zu einem guten Vortrag dazu – denn es erhöht die Aufmerksamkeit. Die gute Vorbereitung sollte als Hintergrund beruhigen dienen. Bei großen Veranstaltungen hilft es im Vorfeld den Blick in das Auditorium zu werfen, um nicht überrascht zu werden. Erste persönliche Kontakt, die im Vortrag genutzt werden können, tragen ebenfalls zur Entspannung bei. Je nach Vorlieben helfen auch Übungen zum Kiefer-Lockern oder gar Power-Posing.
EN
During the presentation
Why:
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How:
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What:
In general, the attitude towards a speaker is normally distributed. Most are initially impartial, some are inherently skeptical, and some are inherently open-minded. The speaker should not be unsettled by the skeptics. Rather, it’s important to captivate the impartial ones early on.
If the speaker appears doubtful and unprepared, they quickly lose the willingness of the undecided, who often approach initial nervousness with benevolence and helpfulness.
Here are a few tips for stage fright: Many speakers feel breathless at the beginning. Nervousness leads to unusual breathing patterns and results in shallow breathing, which increases nervousness even more. This vicious cycle can be broken by consciously but calmly breathing deeply into the abdomen shortly before stepping forward. Breaths should also be full and complete.
Stage fright is a natural part of a good presentation – it increases focus. Proper preparation should serve to calm nerves in the background. For larger events, it helps to glance at the audience beforehand to avoid surprises. Initial personal contacts that can be used during the presentation also contribute to relaxation. Depending on preferences, exercises to loosen the jaw or even power posing can help.
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Präsentation@GJW:
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Präsentation@GJW:
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DE
Fragen im Vortrag
Zur Vorbereitung gehört auch der Umgang mit möglichen Zuhörer-Fragen. Die Quelle für mögliche Zuhörer-Fragen finden sich in den Sorgen und Einwänden der Zuhörer und in den ausgelassenen Aspekten, die nicht zur relevanten Wahrheit gezählt wurden.
Sollten darüber hinaus Fragen auftauche, die nicht in der Vorbereitung behandelt wurden und sich als schwierig herausstellen, sollte der Vortragende versuchen, die Frage genau zu verstehen und ggf. nachfragen. Ggf. kann es auch helfen, andere Zuhörer zum Umformulieren der Frage aufzufordern. Falls die Diskussion über eine Frage insbesondere mit einzelnen Zuhörer nicht gelöst werden kann, sollte der Vortragende das Angebot zur weiteren Diskussion während der nächsten Pause machen.
EN
Questions during the presentation
Part of the preparation also involves handling potential audience questions. The source for potential audience questions can be found in the concerns and objections of the audience and in the aspects omitted that weren’t counted towards the relevant truth.
If questions arise during the presentation that were not addressed in the preparation and prove to be difficult, the presenter should try to understand the question precisely and, if necessary, ask for clarification. It may also help to ask other audience members to rephrase the question. If the discussion about a question, especially with individual audience members, cannot be resolved, the presenter should offer further discussion during the next break.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
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Präsentation@GJW:
DE
Rückmeldung einholen
Nach der Präsentation ist vor der Präsentation. So sollte jede Präsentation überprüft werden: Was lief gut und sollte weiter genutzt oder gar verstärkt genutzt werden; was sollte verbessert werden und wie. Wie schon bei Proben hilft die Plus-Delta-Analyse.
Der abgefallene Druck nach einer Präsentation verführt dazu, sich nicht weiter mit der Präsentation zu beschäftigen. Doch gerade unmittelbar nach der Präsentation sollte eigene Gedanken sofort festgehalten werden und die anschließenden Gespräche mit Zuhörern und Kollegen auch genutzt werden etwas über das Plus und Delta zu erfahren. Auch über Dritte kann und sollte eine Rückmeldung eingeholt werden. Je mehr und je ehrlicher um so wertvoller.
Der idealer Speicherplatz ist eine ausgeblendete Folie ganz am Beginn des Präsentation/Handout. Dort können erstmal alle Verbesserungsgedanken festgehalten werden und bei der Vorbereitung für eine nächste Präsentation zum Thema eingearbeitet werden.
EN
Gathering feedback
After the presentation is before the presentation. Therefore, every presentation should be evaluated: What went well and should continue to be used or even strengthened; what needs improvement and how. Just as with rehearsals, the Plus-Delta analysis can be helpful.
The drop in pressure after a presentation tempts one to not further engage with it. However, especially immediately after the presentation, one’s own thoughts should be immediately recorded, and the subsequent conversations with audience members and colleagues should also be used to learn something about the positives and negatives. Feedback should also be sought from third parties, the more and the more honest, the more valuable.
The ideal storage space is a hidden slide at the very beginning of the presentation/handout. There, all thoughts for improvement can be initially recorded and incorporated into the preparation for the next presentation on the topic.
Geplante/Erforderliche Verbesserungen
tbd
